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Cloud, le nouveau mot pour la dématérialisation des documents.

Bien avant que le mot cloud apparaisse, on parlait de dématérialisation de documents, du zéro papier. Un vœu pieu mais qui jusqu’ici est tombé un peu dans l’oubli. Encore à ses prémices la dématérialisation des documents est un processus sécurisé qui facilite grandement la gestion d’une entreprise ou d’une administration au quotidien.

Mais au fait qu’est ce que la dématérialisation ?

C’est tout simplement la suppression des documents papier et leur remplacement par des documents en format numérique. Cela concerne aussi bien les déclarations sociales et fiscales que les entreprises adressent à l’administration, que les factures et les bons de commande qu’elles échangent avec leurs clients et fournisseurs. Il faut savoir qu’aujourd’hui la dématérialisation s’impose de plus en plus dans les entreprises notamment pour réaliser des économies de fonctionnement.

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Pour avoir une valeur légale, ces documents dématérialisés requièrent un envoi sécurisé, c’est-à-dire certifié par une signature électronique. Un simple document en format pdf par exemple, ne suffit pas car il peut être modifié.

Le tout numérique s’est emparé du monde documentaire et son expansion ne connaît pas de limites. Quelques chiffres suffisent pour s’en convaincre : 95 % des documents sont désormais créés directement sous forme électronique et 75% des savoirs sont échangés par courriel.

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L’apparition des coffres forts numériques et de volume de stockage illimité dans le cloud ont favorisé le développement de la dématérialisation. Des prestataires comme Readsoft, Itesoft, IRIS entre autres proposent des solutions fiables et robustes.

Sur ce segment de nombreuses entreprises ont su diversifier leurs offres pour toucher un public le plus large possible. A ce titre la gestion d’archives grâce à Iron Mountain par exemple permet des prestations de numérisation ou encore la protection des documents sur site distant.

Mais peut-on tous dématérialiser ?

  • Le syndrome Gutenberg

Au-delà de la menace de virus ou du vol numérique de données personnelles, cette réticence est le plus souvent justifiée par le besoin de produire, à la demande des organismes publics ou bancaire par exemple, un bulletin de paie sur support papier

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  • Dématérialiser = déshumaniser

La résistance est plus importante au niveau des syndicats, qui ont peur pour les emplois. A la question peut- on tous dématérialiser, oui quasiment tous sauf le contrat de travail qui doit toujours être signé de la pointe d’un stylo et l’entretient individuel dont le face à face lui n’admet pas d’ordinateur entre les deux parties.

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Malgré tous les avantages de la dématérialisation notamment dans la réduction des coûts de fonctionnement d’une entreprise, le papier a encore de beau jour devant lui. Le plus dur étant la modification des mentalités.

That’s All.

 

  

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