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GreenBureau, soyez écolo et high-tech en même temps.

GreenBureau vous permet de gérer une grande partie de vos factures dans le Cloud. Certains seront septiques, d’autres ravis. J’espère que ce tutoriel vous permettra de faire un choix pour l’archivage de vos factures.

Greenbureau, à quoi sa sert ?

  • Vous pouvez rapatrier toutes vos factures et relevés sur un même site
  • Vous pouvez gérer vos dépenses. Elles sont classées par catégorie ou par fournisseur
  • Vous stockez vos documents confidentiels en toute sécurité. Toutes vos données sont systématiquement chiffrées. Personne ne peut les consulter et bien étendu elles ne sont ni revendus ni transmis à un tiers.

Actuellement le site est compatible avec 90 fournisseurs au 23/01/2014. Avant de pouvoir gérer vos factures électroniquement, vous devez créer un compte sur le site http://greenbureau.fr

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Une fois votre compte créé, vous arrivez sur la page d’accueil.

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 Avant de rajouter un fournisseur, pour récupérer vos différentes factures. Vous devez affiner le paramétrage de votre compte. Pour cela aller dans Mon Compte -> Paramètres.

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Outre les informations personnelles à renseigner, veiller dans l’onglet Notifications que toutes les cases soient cochées, pour recevoir des mails à chaque modification de votre compte et/ou ajout de factures.

Comment ajouter un fournisseur ?

Choisissez parmi plus de 90 fournisseurs et saisissez vos identifiants d’accès à l’espace client de votre fournisseur.

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Cliquer sur Ajouter un fournisseur, puis sélectionner celui qui vous intéresse. Pour le tutoriel, nous allons prendre comme exemple la SAUR.

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Saisissez vos identifiants de connexion du site de la SAUR et cliquer sur Activer la récupération automatique.

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Le processus de vérification et de synchronisation de vos factures peut durer quelques minutes. Après cela toutes vos factures pour ce fournisseur seront automatiquement synchronisées sur votre espace GreenBureau.

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Sous le menu Mes comptes vous voyez un item supplémentaire, qui prendra le nom de votre fournisseur. Si vous cliquez dessus, vous verrez toutes vos factures.

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A chaque fois qu’une synchronisation a lieu et qu’une facture est rajoutée à votre compte, un mail vous est envoyé.

Comment supprimer un fournisseur ?

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Rien de plus facile, il suffit de cliquer sur les options et sélectionner Supprimer le compte.

Toutefois si vous n’êtes plus chez ce fournisseur penser à bien exporter vos factures avant, car elles seront définitivement perdues après la suppression du compte.

Comment gérer ses factures ?

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Pour avoir une représentation graphique de vos factures, il suffit de cliquer sur Graphique. Vous pouvez afficher vos dépenses par catégories ou par fournisseurs (1).

Vous pouvez aussi ajuster la période d’affichage (2), grâce aux curseurs que vous pouvez déplacer de droite à gauche ou vice-versa pour ajuster la période.

Si vous cliquez sur un fournisseur en particulier vous ne verrez que les factures de celui-ci. Cela permet d’alléger un peu le graphique si vous gérez de nombreux fournisseurs.

Comment exporter ses factures ?

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Il est possible d’exporter toutes ses factures au format PDF. Pour cela sélectionner un fournisseur, puis cliquer sur Télécharger.

Comment ajouter d’autres documents ?

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Vu que vous disposez d’un espace sécurisé et illimité en taille. Rien ne vous empêche de numériser vos papiers importants comme le passeport, permis de conduire, factures, devis, …

Pour cela rien de compliquer il suffit de cliquer sur Ajouter un document.

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  • 1 : Répertoire contenant tous vos documents scannés
  • 2: Liste de tous les dossiers et documents présents sur votre compte
  • 3: Vous avez la possibilité de créer des sous-dossiers et de télécharger les pièces
  • 4: Aperçu d’un document

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Pour supprimer un document, il suffit de le cocher et une nouvelle barre de menu apparaitra avec les commandes idoines.

Si un fournisseur n’est pas disponible, il suffit de contacter le support par mail à l’adresse : support@greenbureau.fr. Le résulta n’est pas garanti pour l’ajout du nouveau fournisseur mais cela ne coute rien.

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Il existe aussi une version pour Android et IOS. Vous trouverez les liens à cette adresse : http://greenbureau.com/#features1

Concernant la partie sécurité :

  • Toutes les données sont chiffrées et stockées dans un coffre fort numérique avec un cryptage AES 256 bits.
  • Les serveurs de GreenBureau sont situés en France.
  • Les données sont sauvegardées tous les jours sur deux serveurs distincts
  • La connexion à vos données est sécurisée via le protocole SSL (https) et les informations de connexion sont chiffrées en 128 bits RSA
  • Des tests anti-intrusions sont réalisés quotidiennement par MacAfee sur l’ensemble de l’infrastructure de GreenBureau

Voilà quelques informations pour les plus paranoïaques d’entre vous.

That’s All.

  

3 Potins

  1. Bonjour,

    je ne pense pas que cela soit possible via votre interface d’administration de votre compte. Contacter-les via leur site pour leur demander la suppression de votre compte.

    Cordialement

  2. Comment supprimer son compte Greenbureau

  3. Pour ma part, j’hésiterais vraiment à tout dématérialiser dans le cloud par simple souci de sécurité et de confidentialité.

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