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L’archivage des documents, ce n’est pas seulement pour les grosses entreprises.

La plupart des petites entreprises high tech sont tout à fait prêtes à investir dans un logiciel de comptabilité pour gérer leurs actifs financiers, dans des logiciels de gestion de stock, ou dans des systèmes de ressources humaines pour gérer leurs employés.

Cependant, quand il s’agit de gérer leur propriété intellectuelle, elles ont parfois tendance à mettre la tête dans le sable et à prendre des risques en ne sauvegardant pas leurs informations de la manière la plus sûre.

C’est surprenant quand on pense que cette propriété intellectuelle est le fondement de leur entreprise.

Les deux principales raisons pour lesquelles les PME et les start-ups ne sont pas disposées à envisager un système de gestion de documents sont le coût (ce genre de système est souvent perçu comme une dépense inutile) et le temps qu’il faut pour établir un tel système.

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Toutefois, les petites entreprises ne se rendent souvent pas compte qu’un employé passe en moyenne un jour par semaine (!!) à essayer de trouver les documents dont il a besoin pour faire son travail. Ces informations sont en général sauvegardées sur divers supports – clés USB, disques durs externes, fichiers de l’entreprise – qui peuvent être perdus ou faire défaut.

Avec un système professionnel de gestion documentaire et d’archivage, non seulement l’ensemble du personnel peut trouver des renseignements pertinents en un clic de souris, mais toutes les informations précieuses qui doivent être archivées (licences, statuts de l’entreprise, fiches de paye, etc.) peuvent être conservées dans un lieu distant et libérer de la place dans les bureaux.

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Ainsi, les start-ups et les entreprises de high tech peuvent avoir un meilleur contrôle d’accès à leurs archives car celles-ci sont placées dans des lieux sécurisés qui sont surveillés 24h/24. Ce type de système assure également la réduction des coûts, quand on les comptabilise en termes de temps de recherche gagné (= une partie du salaire des employés !).

Pour plus d’informations sur l’archivage professionnel, consultez la page http://www.ironmountain.fr/activite/gestion-conservation-archives.asp.

That’s All.

 

  

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