Téléphonie VoIP : les raisons du succès.

La téléphonie VoIP est une technologie qui a entièrement repensé les bases de la communication par ce canal. Appelée « Voix sur IP » ou encore « Voice over Internet Protocol », elle est basée sur un système à la fois ingénieux, simple et révolutionnaire. Ce système transforme les signaux audio analogiques en données numériques susceptibles d’être acheminées via le réseau internet. Il permet de passer des appels téléphoniques en utilisant une connexion haut débit. La téléphonie VoIP a connu un grand succès à ses débuts et a été adoptée très rapidement.

Téléphonie VoIP : une maîtrise des coûts de télécommunication

Les premiers utilisateurs de la téléphonie VoIP sont les entreprises, et ce, pour de bonnes raisons. Elle offre de nombreux avantages pour tous les secteurs d’activité et facilite les processus de communication. L’un des avantages les plus notables est la contribution de cette technologie à la réduction considérable des dépenses liées à la communication.

Des coûts d’installation nuls

Normalement, changer de système téléphonique peut revenir relativement cher à une entreprise. Cela nécessite parfois un grand nombre d’installations impliquant l’achat de matériel et une main-d’œuvre importante. Heureusement, le développement de la téléphonie VoIP a donné de nouvelles perspectives à la communication en entreprise. Passer d’un système téléphonique traditionnel à un autre fonctionnant sur IP ne requiert en effet pas d’aménagement supplémentaire.

C’est d’autant plus vrai si votre entreprise dispose déjà d’un réseau internet bien établi. Étant donné que la téléphonie IP fonctionne grâce à la connexion internet, elle s’adapte tout simplement à votre réseau internet existant. De fait, vous diminuez les coûts d’installation liés à la migration de votre système. Le standard IPBX (système de téléphonie privée d’entreprise qui repose sur le protocole IP) est externalisé, pour encore plus de simplicité. Il s’agit en quelque sorte de l’appareil permettant de gérer le nouveau flux de données relatif à votre système téléphonique.

Une communication interne gratuite

Il s’agit d’une particularité dont les grandes entreprises profitent au maximum. La configuration de la téléphonie IP permet de constituer des réseaux privés au sein desquels la communication est totalement gratuite. Si votre entreprise est un ensemble de plusieurs sites, ils pourront échanger facilement avec cette technologie. Cela n’impactera pas les dépenses de votre société.

Si vous ne disposez que d’un seul site, toutes vos équipes pourront également rester en contact permanent sans création de frais supplémentaires.

Une communication externe à prix réduit

La communication d’une entreprise n’est pas qu’interne. Celle-ci n’en constitue qu’une infime partie. Le cœur des activités d’une société est aussi représenté par une bonne communication externe. Elle est constante et mobilise une partie conséquente du budget alloué. La téléphonie IP vous permet de le ménager au maximum.

Selon les forfaits disponibles, vous pouvez bénéficier d’appels externes illimités. À cela s’ajoute la possibilité de communiquer directement à l’international à faible coût. Vous n’êtes pas facturé à l’appel. De manière générale, ce système téléphonique diminue vos dépenses de communication externe à toutes les étapes.

Diverses fonctionnalités avec la téléphonie VoIP

Une autre raison du succès retentissant de la téléphonie VoIP est sa grande variété de fonctionnalités. Elles sont très intéressantes et surtout utiles aux entreprises.

Standard automatique

Un standard automatique, encore appelé auto-attendant, est un système de menu vocal. Son but est de transférer les appels entrants aux postes correspondants en supprimant le plus possible les étapes inutiles. Il s’agit d’un moyen d’améliorer considérablement votre relation client. À chacun de leurs appels, ils passent le moins de temps possible en attente. En plus de changer positivement leur expérience globale, cela renforce votre image.

Avec la téléphonie VoIP, vous avez accès à cette fonctionnalité. Vous pourrez ainsi aisément installer vos centres d’appels et fluidifier leur gestion. Grâce aux standards IPBX, vous pourrez vous occuper de plusieurs lignes téléphoniques simultanément. Si vous avez un numéro différent pour chacun de vos services par exemple, cela ne posera pas de problèmes.

Mise en attente

Il peut arriver qu’en raison de circonstances particulières, votre centre d’appels reçoive plus d’appels que d’habitude. Si vos agents ont du mal à maîtriser le flux d’appels entrants, la fonctionnalité de mise en attente peut s’avérer utile. Elle permet de gagner du temps en faisant patienter les clients.

Si vos collaborateurs sont assez rapides, ce temps sera suffisant pour inverser la tendance. Dans le cas contraire, cela peut être source de nombreuses frustrations chez votre clientèle. La mise en attente au-delà d’une minute est en effet souvent suivie d’une rupture de la communication.

Il s’agit d’une faille que vous pouvez combler en mettant un point d’honneur à former vos agents. Ils doivent être en mesure de satisfaire le plus de clients dans des délais très courts. Bien entendu, leur rapidité ne doit pas être un prétexte pour justifier la mauvaise qualité du service. Ils doivent pouvoir allier promptitude et efficacité. Il s’agit d’une mission qui demande des compétences précises et certaines qualités, d’où l’importance de la formation.

Transfert d’appels

Cette fonctionnalité entre également dans le cadre de la relation client et de la gestion des appels entrants. Il est assez fréquent que certains postes reçoivent des appels qui ne leur sont pas forcément destinés. Dans ce cas, la téléphonie VoIP est en mesure de rediriger rapidement l’appel en question vers n’importe quel autre appareil. Il peut s’agir d’un smartphone ou d’un autre poste de travail. De cette manière, le client est pris en charge rapidement et ne remarque pas l’opération effectuée.

Interception d’appels

Cette fonctionnalité est très utile, surtout pour les responsables et les dirigeants de l’entreprise. Grâce à cette option, ils peuvent rapidement prendre en charge des appels ciblés. Cela peut être pour communiquer avec des clients importants ou simplement pour gérer des situations de malentendus.

Réunions VoIP

Cette fonctionnalité concerne directement les membres de votre entreprise et leur permet de se concerter plus facilement. Grâce à cette option, les réunions à distance peuvent se faire à partir de n’importe quel appareil. Cela inclut également les téléphones fixes.

Les réunions VoIP de la téléphonie IP créent des espaces où les différentes personnes peuvent intervenir, qu’elles soient en appel vidéo ou audio. Il s’agit d’une possibilité qui facilite le travail à distance et les réunions de dernières minutes.

VoIP : une gestion simplifiée, des performances accrues et une grande adaptabilité

La téléphonie VoIP est avant tout un outil simple et accessible qui vous fait profiter de sa performance. Il améliore votre système de téléphonie à bien des niveaux et optimise de nombreuses phases grâce à son adaptabilité.

Administration et maintenance

Contrairement au système téléphonique traditionnel, celui utilisant la connexion internet assure une interconnectivité de vos appareils et postes. De fait, son administration devient une véritable formalité. Grâce à une interface unique, vous pouvez personnaliser et configurer l’entièreté de votre réseau, afin de le faire correspondre à vos besoins. Il peut prendre en compte les spécificités de votre entreprise.

Le bon fonctionnement et la durabilité de la téléphonie VoIP sont aussi liés à un certain entretien. Étant donné qu’elle est pour ainsi dire confondue à votre réseau internet, sa maintenance est simplifiée. Entretenir votre réseau revient à prendre soin de votre système téléphonique.

Qualité des communications

La qualité quasiment irréprochable de la communication est une preuve indiscutable de la performance de la téléphonie IP. Elle permet des échanges fluides et dépourvus de toute interférence. Qu’il s’agisse d’appels vidéo ou non, la distance ne diminue en rien la facilité avec laquelle vous pouvez dialoguer avec votre interlocuteur.

Mobilité du service VoIP

Avec un système téléphonique basé sur la technologie VoIP, vos collaborateurs profitent d’une grande mobilité. Ils sont en mesure de changer de poste de travail sans que cela affecte leurs fonctions. Cela s’explique par le fait qu’ils peuvent garder le même numéro et conserver toutes les données qui y sont liées (contacts, adresses email, etc.).

Adaptabilité de la téléphonie IP

Il peut arriver qu’après la mise en place d’un système de téléphonie VoIP, votre entreprise soit amenée à s’agrandir. Si tel est le cas, vous n’aurez pas à vous en faire quant à la nouvelle configuration de votre réseau. Sans travaux supplémentaires, vous avez la possibilité d’ajouter des postes au fur et à mesure que vos collaborateurs augmentent. En réalité, vous disposez d’un nombre illimité de numéros à attribuer.

Ce sont autant de facteurs qui justifient le succès de la téléphonie VoIP, surtout auprès des entreprises. Elle offre des fonctionnalités qui favorisent la productivité, l’efficacité et l’amélioration des relations clients. Si vous avez décidé de choisir la téléphonie VoIP pour votre société, vous aurez besoin de considérer quelques critères. En premier lieu, tenez compte des tarifs appliqués et comparez-les à votre budget. Examinez également tous les services complémentaires accessibles. Pour finir, étudiez attentivement le niveau de connexion nécessaire pour un fonctionnement optimal.