Les technologies vocales sont de plus en plus utilisées par les entreprises pour donner des informations ou effectuer des transactions à leur clientèle sans l’intervention humaine. Ainsi, le serveur interactif s’avère être la solution idoine pour satisfaire les prospects même quand vous n’êtes pas présent. Il est en quelque sorte un réceptionniste virtuel. Découvrez comment installer cet outil en quelques étapes.

Choisir un numéro pour supporter le serveur vocal interactif

La première étape pour installer un IVR consiste à choisir le type de numéro sur lequel vous joindre. Il peut s’agir par exemple, d’un numéro lambda qui vous sera donné par l’opérateur, d’un numéro court facile à mémoriser ou d’un numéro mnémotechnique dont les chiffres se répètent. De plus, vous devez vous assurer que le numéro est bien disponible et que vous avez la permission de l’utiliser.

Créer et personnaliser une arborescence à l’endroit des appelants

L’étape suivante consiste à créer une arborescence pour guider les appelants à travers les options d’IVR. L’arborescence doit être claire, concise et facile à suivre. Elle doit commencer par un message d’accueil qui informe l’appelant de ce à quoi sert l’IVR. Ensuite, l’appelant doit être invité à choisir une option en appuyant sur une touche du clavier ou en prononçant une commande vocale. Par ailleurs, vous pouvez personnaliser l’arborescence en ajoutant des options pour les services spécifiques que vous offrez.

Définir les messages du serveur vocal interactif

Une fois que vous avez créé l’arborescence, vous devez enregistrer les messages vocaux pour chaque option. Les messages doivent être clairs, concis et facilement compréhensibles pour les appelants. Toutefois, vous pouvez engager un professionnel pour conserver les messages ou le faire vous-même en utilisant un microphone de haute qualité. Il est aussi nécessaire de tester les messages avant de les mettre en ligne pour s’assurer que la qualité du son est bonne.

Organiser le partage des appels et s’occuper du serveur vocal interactif

La dernière étape demande à ce que vous preniez soin de la distribution des appels et à gérer l’IVR. Vous pouvez choisir en effet, de coordonner tous les coups de fil entrants vers l’IVR ou de diriger certains appels vers des agents en direct. Par ailleurs, vous devez aussi surveiller l’IVR pour vous assurer que les messages sont à jour et que le système fonctionne correctement.