Messagerie en entreprise: comment s’en servir pour augmenter la productivité

Êtes-vous chef d’entreprise ? La clé pour être un concurrent de taille à long terme est de constamment accroître votre productivité. Cependant, bien que de nombreux entrepreneurs aient conscience de cette réalité, peu savent réellement comment y parvenir. Afin de sortir de ce lot, découvrez donc comment augmenter votre productivité grâce à la messagerie.

Ne perdez plus du temps pour la communication

Pour augmenter la productivité de votre entreprise, vous devez avant tout revoir votre façon de communiquer avec vos collaborateurs. Généralement, le processus de communication en entreprise est lent et impact négativement sur la productivité. Vous devez absolument rompre avec cela.

Pour ce faire, vous avez la possibilité d’opter pour une messagerie collaborative. Ce type de messagerie vous permettra de discuter directement avec vos collaborateurs sur une activité. Vous n’aurez donc plus forcément besoin d’organiser des séances afin d’échanger. Ce modus operandi prend généralement du temps et ralentit le processus de prise de décision. Avec une messagerie collaborative, vous pourrez donc gagner du temps. C’est un facteur clé pour l’augmentation de la productivité.

Par ailleurs, en optant pour une messagerie collaborative, vous aurez la possibilité d’envoyer des messages en masse et de valider vos mails avant de les envoyer. Hormis la messagerie collaborative, vous devez également adopter d’autres comportements.

Optez pour une boîte mail partagée pour votre messagerie en entreprise

Afin de gagner plus de temps, il serait préférable de gérer des boîtes emails ensemble avec vos collaborateurs.

Ce comportement vous permettra de mieux suivre les messages et de valider les attributions. De plus, vous serez à même d’effectuer un traitement optimal des messages reçus et vous ne passerez plus à côté des messages importants.

Créez votre propre modèle de message

Afin de mieux répondre à vos prospects et de gagner du temps, il serait très intéressant de créer avec vos collaborateurs vos propres modèles de messages. Vous pourrez ainsi facilement les transmettre et suivre leur réalisation.

Gérez bien vos mails

Hormis les messageries avec vos collaborateurs, vous devez également améliorer votre manière de communiquer avec vos clients. Pour ce faire, plusieurs options se présentent à vous.

Primo, vous devez impérativement programmer des réponses automatiques, surtout pendant vos périodes de congé. Il s’agit notamment d’un robot qui se chargera de répondre aux messages basiques à votre place. C’est un atout de taille pour fidéliser sa clientèle et ainsi augmenter son chiffre d’affaires.

Secundo, servez-vous des différentes fonctionnalités disponibles dans votre boîte de messagerie pour faire de votre mail un véritable outil de travail. Parmi ces différentes fonctionnalités, les répertoires sont d’une importance particulière. En effet, elles permettent non seulement de diminuer le nombre d’emails non lus, mais aussi de ranger et d’archiver vos mails de manière stratégique. Grâce à cet outil, vous pourrez gagner un temps considérable.

Intégrez les réseaux sociaux à votre outil de messagerie en entreprise

Tout entrepreneur aguerri sait que les réseaux sociaux sont des incontournables pour augmenter sa productivité. Outre les mails, vous devez donc vous rapprocher de vos clients et de vos prospects par l’intermédiaire des réseaux sociaux. Pour ce faire, vous pouvez avoir un compte professionnel grâce auquel vous pourrez échanger avec votre clientèle.

Pour intégrer les réseaux sociaux à votre stratégie de communication, une multitude d’options s’offrent à vous. Vous pouvez utiliser Facebook, Instagram, WhatsApp, etc.  L’important est qu’il s’agisse d’un réseau social régulièrement utilisé par vos clients.