Comment organiser une visioconférence ?

Il est désormais plus facile que jamais d’organiser une visioconférence. Il n’est plus nécessaire de réaliser de gros investissements ou de disposer de salles de conférences perfectionnées. Aujourd’hui, un coin du bureau peut devenir un lieu efficace pour la visioconférence. En suivant les cinq étapes ci-dessous, vous et vos collègues pouvez accueillir le monde avec un son et une image de haute qualité, faisant de la réunion une expérience naturelle et facile.

Analyse des besoins

Comment organiser une visioconférence ?

Commencez par examiner les besoins de votre organisation en matière de réunions à distance : combien de participants, quel service ou quelle plateforme souhaitez-vous utiliser, différentes options sont-elles nécessaires et devez-vous parfois les combiner ? Impliquez les collègues qui participent fréquemment aux réunions et tenez compte de leurs besoins lors de la prise de décisions.

Choisir les modalités d’utilisation

Après l’analyse des besoins, il est temps de déterminer les scénarios d’utilisation et les types de réunions à distance à prendre en charge. Des solutions faciles à utiliser sont disponibles avec tous les services et toutes les plateformes, même pour les environnements qui combinent différentes technologies et scénarios. Laissez les besoins des utilisateurs être le facteur déterminant et laissez-vous guider par un revendeur expert.

Si vous disposez déjà de systèmes de conférence téléphonique USB efficaces, il peut être judicieux de n’acheter que des caméras vidéo et des concentrateurs intelligents. En d’autres termes, il suffit d’effectuer une mise à niveau pour la visioconférence.

Comment organiser une visioconférence ?

Créer un espace

À quoi ressemblent les salles où votre organisation organisera des vidéoconférences ? Ne pensez pas nécessairement à la salle de conférences typique. Il est fort probable que vous deviez équiper plusieurs petites salles de conférences (huddle rooms). Il est également possible d’aménager une partie inutilisée du bureau et de la meubler en espace de réunion.

Choisissez des appareils adaptés au nombre maximum de personnes que vous prévoyez de réunir. Il est facile de sous-estimer les besoins en capacité sonore. Les visioconférences bénéficient d’un petit nombre de sources lumineuses de haute qualité. Cela permet à la caméra de s’adapter à la lumière. Essayez également d’éviter autant que possible le contre-jour.

Différents types de caméras sont disponibles, optimisés pour différents meubles et tailles de salles de réunion. Les caméras destinées aux salles de téléconférence où les participants sont placés près de l’écran doivent intégrer un grand-angle (de préférence autour de 120 degrés) pour que chacun puisse s’intégrer naturellement dans l’image. Dans les pièces profondes, il est utile d’utiliser un zoom optique de bonne qualité combiné à une fonction panoramique et d’inclinaison (PTZ).

Comment organiser une visioconférence ?

Installation

L’installation est simple et rapide si vous ne souhaitez pas consacrer de temps à un câblage sophistiqué. L’utilisateur n’a ensuite besoin que d’un câble USB pour son ordinateur qui permet de connecter la caméra, le dispositif audio et l’écran de la pièce.

Lors de la réunion

Il y a un certain nombre de facteurs simples à prendre en compte pour une vidéoconférence efficace, productive et de qualité une fois que tout est mis en place. Avant de commencer la réunion, déterminez les périphériques audio et vidéo utilisés par votre ordinateur. C’est une cause très courante d’échec des réunions à distance. Cela peut souvent être réglé dans les paramètres de l’application de réunion.

Évitez de tapoter votre stylo sur la table et de taper trop fort sur l’ordinateur. Cela crée un son gênant pour les participants à distance. Si vous conduisez la réunion sur une application sur votre ordinateur portable et que vous en avez la possibilité, passez du Wi-Fi à une connexion réseau filaire.

Avant de commencer votre visioconférence, il est bon de vérifier ce que les participants à la réunion verront. Un arrière-plan très désorganisé ou encombré rendra plus difficile la concentration des participants sur la réunion.

  Signature manuelle Guillaume

 

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