Les outils indispensables pour collaborer à plusieurs en ligne

Avec la démocratisation du télétravail, les outils indispensables de collaboration en ligne sont devenus une nécessité. En effet, bien que vos collaborateurs et vous ne soyez pas dans le même bureau, vous devez utiliser des plateformes et des logiciels qui vous aideront à réaliser vos tâches ensemble. Étant donné qu’il existe plusieurs outils de collaboration sur le marché, il est probable que vous ayez du mal à identifier ceux qui vous seront utiles. Dans le but de vous simplifier la tâche, nous avons regroupé pour vous les outils indispensables dont vous avez besoin pour travailler avec vos collaborateurs en ligne.

Les solutions de stockage et de partage de fichiers en ligne

Lorsque vous travaillez à plusieurs, il est indispensable que tout le monde puisse avoir accès aux mêmes fichiers, et ce, à n’importe quel moment. C’est ainsi que vous avez besoin d’un cloud professionnel, qui pourra vous permettre de centraliser, de partager et de synchroniser vos documents sur une même plateforme. Grâce à cette solution, vous pouvez modifier et commenter les fichiers en temps réel. De même, ce type d’outil vous évite d’envoyer différentes versions et une pléthore de mails.

Il existe un grand nombre de sites qui vous permettent de stocker et de partager vos fichiers en ligne. Vous pouvez utiliser certaines plateformes comme Proton Drive, Google Drive et même Dropbox Business. Ils vous permettent d’assurer la sécurité de vos données et de les sauvegarder automatiquement. Aussi, ces outils de stockage vous permettent de contrôler les droits d’accès à vos fichiers. Avec eux, vous avez la possibilité de faire lire simplement un document à une autre personne, d’éditer le fichier, etc.

Les outils indispensables de communication

Dans le cadre d’une collaboration, il est indispensable que vous misiez sur la communication. En effet, vos collaborateurs et vous devez maintenir les liens et échanger facilement. Ce sont justement les raisons pour lesquelles vous avez besoin des outils de messagerie instantanée et de vidéoconférence. Plusieurs solutions, comme Slack, vous permettent de créer des canaux de discussion par projet ou par thématique.

Si votre équipe et vous avez l’habitude d’organiser des réunions virtuelles, plusieurs solutions comme Zoom ou Google Meet vous proposent des fonctionnalités avancées. Pendant que vous les utilisez, vous pouvez partager votre écran, enregistrer la réunion ou générer des sous-titres automatiques. Aussi, les outils de communication vous aident à être plus proches, et ce, malgré la distance.

Les plateformes de gestion de projet

Dans une entreprise, il est courant que les équipes gèrent des projets. Chacun est tenu d’effectuer des tâches à rendre dans un délai déterminé. Certains outils comme Trello ou Notion vous permettent de créer des tableaux de bord et d’attribuer des tâches à chaque membre de votre équipe. Aussi, en utilisant ces plateformes, vous pourrez fixer des échéances et suivre la progression de tous en temps réel.

Par ailleurs, les outils de gestion de projet et de planification facilitent généralement la visualisation sous forme de listes, de tableaux ou de calendriers. Ils vous offrent ainsi une vision claire de l’avancement global du projet que vous gérez. Vous pouvez donc détecter à temps les blocages et ajuster le planning au fur et à mesure. Tout est ainsi transparent aux yeux de ceux qui collaborent sur le projet.