Quelques astuces pour gagner du temps avec Excel.

Dans cet article, vous aller retrouver les meilleurs astuces pour gagner du temps avec Excel. Que vous soyez pro ou novice, ces astuces vont vraiment vous aider dans la vie de tous les jours. 

Complétez vos documents avec du faux texte.

Ne perdez pas de temps à saisir du texte ou des valeurs dans des modèles Word ou Excel. Une formule suffit à générer du faux texte ou une suite numérique.

Remplissez rapidement un tableau Excel

Le tableur de Microsoft intègre un générateur de nombres accessible là encore au moyen d’une simple formule. Sélectionnez la cellule devant accueillir la valeur, puis tapez ensuite =ALEA() pour obtenir un nombre entre 0 et 1, ALEA()*100 entre 0 et 100, =ALEA.ENTRE.BORNES(60;100) pour définir un intervalle ici entre 60 et 100.

Insérer du faux texte dans Word

Cliquer dans le document à l’endroit où le texte doit apparaitre. Saisissez ensuite la formule suivante =lorem() et appuyez sur la touche Entrée. Un paragraphe en latin s’inscrit à la suite du curseur de la souris. Si vous préférez le français, il faut utiliser la formule =rand(). Vous pouvez dupliquer, enrichir et couper le texte pour l’adapter à vos besoins.

Décidez du nombre de paragraphes

Par défaut, le générateur de texte aléatoire de Word produit 600 caractères si vous optez pour le latin et 1800 pour le Français. Il est possible de paramétrer cet outils en indiquant le nombre de paragraphes et de phrases entre les parenthèses. Pour obtenir trois paragraphes composés de dix phrases chacun, tapez =lorem(3,10) ou =rand(3,10).

Autoriser l’impression qu’à certaines personnes dans un classeur Excel.

Pour économiser du papier ou préserver la confidentialité de certaines données, vous aimeriez que l’impression soit réservée aux personnes disposant d’un mot de passe. Voyons ensemble comment réaliser une macro sous Excel.

Ce tutoriel se déroulera sur la version 2011 de Excel sous l’environnement MAC (la procédure est identique sous Windows).

Une fois Excel lancé, aller dans Outils -> Macro -> visual basic Editor. (Sous PC taper Alt + F11) pour ouvrir l’éditeur Visual Basic.

 Dans la fenêtre Projet, double-cliquer sur ThisWorkbook. Une fenêtre d’édition s’ouvre afin de saisir du code.

Dans la fenêtre de code qui s’affiche taper le code suivant :

Private Sub Workbook_beforePrint(Cancel As Boolean)

Secret = "azerty"
Question = InputBox("Mot de passe pour l'impression ?")

If Question <> Secret Then
MsgBox ("Impression Interdite")
Cancel = True
End If
End Sub

Puis revenez à Excel et enregistrer votre classeur sous le format XLS et non XLSX.

Lorsqu’un utilisateur cherchera à imprimer le classeur, il recevra un message l’invitant à saisir un mot de passe.

S’il ne tape pas le bon mot de passe, il se verra refuser l’impression.

Noter que cette protection est plutôt rudimentaire et ne rebutera pas un utilisateur chevronné. Mais voici une bonne occasion de découvrir les macros sous Excel et leurs usages.

Pour aller plus loin !!!!
Si vous voulez protéger un peu plus votre code VBA, dans l’éditeur Visual Basic, faites un clic droit sur VBAProject (Classeur1.xls)

Ensuite cliquer sur Propriété de VBAProject.

Ensuite dans l’onglet Protection cocher verrouiller le projet pour l’affichage et saisissez un mot de passe, comme ceci l’utilisateur ne pourra pas désactiver facilement votre macro.

Recopier facilement des données sur une colonne avec Excel.

Pour copier une cellule vers le bas, vous utilisez la poignée de recopie (la petite croix noire qui apparaît quand on place  le pointeur dans l’angle droit en bas de la cellule). Voici une autre possibilité d’utilisation illustrée par la figure ci-dessous.

Nous partirons de l’exemple suivant (un tableau tout simple de conversion monétaire de l’euro vers le dollars) :

La colonne A contient des prix en Euros et on veut obtenir dans la colonne B le montant en dollars. Dans la cellule B4 saisissez la formule suivante :

=A4*13447

(cours du dollars au 25/02/2012).

Vous devriez voir apparaître le résultat dans la cellule B4.

Normalement, vous devriez recopier B4 dans toutes les autres cellules de la colonne B pour voir la conversion des autres valeurs, mail il y a beaucoup plus simple.

Il suffit de placer la sélection en bas à droite de B4. Puis quand la poignée de recopie apparaît, faites un double clic : la cellule B4 est recopiée vers le bas tant qu’il y a des données dans la colonne A de gauche .

Voici une petite astuce bien pratique pour augmenter votre productivité sous Excel.

Colorer automatiquement une ligne sur deux sous Excel.

Pour rendre plus lisible un tableau sous Excel, vous souhaitez qu’une ligne sur deux soit automatiquement colorée et que cette mise en forme perdure même si vous supprimez une ou plusieurs lignes. Voyons ensemble comment réaliser cet exploit.

Voici le contenu du fichier que nous allons utiliser pour notre tutoriel :

Sélectionner à l’aide de la souris les lignes que vous voulez mettre en forme.

Depuis l’onglet Accueil rendez-vous dans la rubrique Style ou Format (Selon si vous êtes sur PC ou MAC) du bandeau puis déroulez le menu Mise en forme conditionnelle.

Ensuite cliquer sur Nouvelle règle. 

Dans la fenêtre qui s’affiche sélectionnez utiliser une formule pour déterminer pour quelles cellules le format sera appliqué. Si ce choix n’apparaît pas cliquez dans la liste déroulante Style et sélectionnez Classique.

Entrez la formule suivante =MOD(LIGNE() ;2) dans le champ puis cliquer sur OK. L’application est immédiate sur les cellules sélectionnées.

Dans la liste Mettre en forme avec, vous avez la possibilité de personnaliser les couleurs.

Comment faire un saut de ligne dans une cellule Excel.

Que de recherche pour arriver à ce résultat. Et bien oui j’ai trouvé la solution. Grâce à mes flux RSS et surtout au site syskb.com (excellent site de tutoriels et d’astuces). En complément de cette astuce, voici la procédure pour faire la même chose sous MAC et PC.

Pour PC :

Dans votre cellule commencer à taper votre texte, puis à l’endroit de votre saut de ligne appuyer en même temps sur ALT+ENTREE.

Pour MAC :

Toujours dans votre cellule, taper votre texte, puis à l’endroit ou vous voulez faire un saut de ligne appuyer sur ALT+POMME (ou CMD)+ENTREE.

Voici une petite astuce bien pratique pour les plus néophytes d’entre-nous avec la suite Office sous MAC ou PC.

Remplacer la virgule par un point dans Excel.

Voici une petite astuce que je tenais à partager avec vous ce matin. Par défaut dans Excel la virgule est utilisée comme séparateur numérique. Ce qui engendre quelques problèmes de saisies. Voici le paramétrage à faire pour retrouver notre point comme séparateur décimal.

Lancer Excel (Sous Windows) puis aller dans Fichier -> Options -> Options Avancées.

Maintenant lorsque vous tapez sur le clavier numérique le point vous avez un point et non une virgule. Je vais être plus performant…

Voici les tutoriels que j’aime court, précis et simple.