Quelle est la différence entre tampon numérique et signature électronique ?

Dans les relations contractuelles entre professionnels, le tampon et la signature sont des éléments importants à toute bonne transaction. Souvent indissociable à telle enseigne qu’on se laisse croire que ces deux éléments ont la même signification. Les équivalents digitalisés du tampon et de la signature n’échappent pas à cette confusion. Il convient toutefois de faire une nette distinction afin de ne pas se laisser aller à des dérives. En quoi le tampon est-il différent de la signature numérique ? Quelle est l’utilité de chaque outil et, enfin, quelle est leur portée juridique ? Nous vous éclairons dans cet article.

Tampon numérique et signature électronique : définition des termes

Le tampon numérique ou cachet électronique est apposé sur les documents d’une structure à des fins d’identification. Tout comme les tampons personnalisés, que l’on retrouve la plupart du temps dans les sociétés, il sert à garantir l’origine des documents et à authentifier ceux-ci en version numérique. Il s’utilise sur de nombreux supports électroniques notamment les factures, les reçus, les documents financiers, les relevés et autres.

En ce qui concerne la signature électronique, elle est, à l’instar de la signature manuelle un acte qui lie la personne qui l’émet. La signature électronique dès qu’elle est apposée sur un document relit l’identité du signataire.

Contrairement aux croyances publiques, il ne s’agit pas d’un scan de la signature manuscrite. La signature électronique peut être un procédé, un son, un message ou même un signe ou image. Par ailleurs, à l’inverse du tampon numérique, la signature ne sert pas à l’identification d’une personne morale. Il s’agit en effet d’un procédé qui permet d’authentifier juridiquement un document pour donner son consentement.

Quelle utilité pour les deux outils ?

La signature électronique autant que le tampon numérique joue des rôles distincts qu’il conviendrait de connaître :

Rôle du tampon numérique

Tout comme son ancêtre, le tampon numérique joue un rôle principal d’identification. Il est utilisé par les professionnels pour donner les informations nécessaires à leurs clients et partenaires. C’est en raison de cela qu’il contient des mentions obligatoires telles que le nom de la société, la forme sociale, l’adresse, les numéros d’immatriculations légales et autres informations qui permettent d’identifier de manière formelle une structure d’une autre.

Au-delà de cet aspect, le tampon est également utile pour faire la publicité d’une structure. Lorsqu’il est utilisé sur des brochures et catalogues, il attire l’attention de personnes tierces qui peuvent par cette alternative connaître une entreprise.

En outre, le tampon numérique peut être aussi utilisé pour l’organisation des documents, leur numérotation et leur horodatage. Pour faire simple, le tampon numérique est cet accessoire qui permet d’automatiser certaines tâches en entreprise et d’identifier tous les documents émis par celle-ci.

Rôle de la signature électronique

La signature électronique comme celle manuscrite apporte essentiellement une sécurité aux documents échangés entre personnes. Elle a une valeur juridique et fait intervenir presque instantanément la responsabilité de celui à qui appartient la signature.

Elle s’utilise de manière dématérialisée pour authentifier tous les documents qui requiert un consentement. Contrat, avenant à un contrat, compte rendu, reçu et autres, la liste des documents sur laquelle peut être apposée une signature électronique est plutôt longue.

Par ailleurs, mieux que le tampon numérique, la signature électronique se fait avec un ensemble de procédés cryptographiques asymétriques qui permettent de vérifier l’intégrité de la signature. À l’instar du tampon en caoutchouc, la signature électronique est adoptée par tous en raison des avantages non négligeables qu’elle confère à son utilisateur.

En effet, la signature électronique assure la sécurité des données et documents qui sont échangés entre particuliers et professionnels en ligne. Outre cela, elle facilite l’authentification des documents puisque ces derniers n’ont pas à être imprimés pour être authentifiés.

Tout se fait directement en ligne. Ce qui est un gage de productivité supplémentaire pour l’entreprise qui l’adopte. Elle permet également d’assurer la sécurité des mails, le paiement des factures, mais aussi de faire des déclarations fiscales et sociales.

Tampon numérique et signature électronique, quelle est la valeur juridique ?

Le tampon numérique n’a aucune portée juridique. C’est simplement un procédé qui est devenu courant chez les professionnels.

Le tampon numérique peut donc être absent sur des documents qui sont émis par une entreprise que cela ne lui serait pas imputable. Pour sa création, elle ne requiert même pas de validation. Il offre toutefois des avantages à une structure qui l’utilise. Ainsi, le tampon numérique n’est pas inutile.

En ce qui concerne la signature électronique, elle a la même valeur juridique que la signature manuscrite selon la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000.

En raison de cela, elle nécessite l’intervention du signataire à chaque transaction. La signature électronique garantit l’intégrité du document et va au-delà de la signature manuscrite en apportant une sécurité accrue et une rapidité des transactions.