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Mailfence, mon outil indispensable pour gérer mes emails.

Aujourd’hui la création d’un email ne prend que quelques minutes. Mais est ton sûre de leurs sécurités, sont-ils analysés, nos adresses mails sont-elles revendues ? Il est judicieux de sélectionner des entreprises sérieuses pour gérer une partie de son intimité. Les mails remplacent souvent le téléphone et les échanges que l’on fait avec, doivent rester privés et confidentiels.

Si vous ne connaissez pas Mailfence, j’ai réalisé une petite présentation dans ce tutoriel : Pourquoi j’ai choisi Mailfence pour gérer mes mails sécurisés ? 

mailfence emails sécurisés

Aujourd’hui dans ce nouveau tutoriel, je vais vous présenter les principales options que j’ai modifié pour avoir un environnement au petit oignons.

J’ai choisi Mailfence, pour son sérieux, ces capacités de cryptage et ces innovations. C’est un service qui évolue en permanence.

Votre intimité numérique (mails, documents, agenda) est gérée directement via une interface web. Il est bien entendu possible d’y accéder depuis un smartphone ou une tablette, mais cela fera l’objet d’un autre tutoriel.

interface gestion des mails de mailfence

Voici quelques conseils de paramétrages pour bien débuter avec Mailfence.

Paramétrage du compte Mailfence.

données personnelles Mailfence

Une fois connecté, allez dans Compte -> Données personnelles. Je vous conseille d’entrer une adresse mail de secours, si votre compte est bloqué et de renseigner les différentes informations sur vous (nom, prénom, adresse, mobile, …). Mais c’est facultatif si vous souhaitez conserver un anonymat complet.

configuration du mot de passe de Mailfence

Dans Compte -> Mot de passe, vous pouvez activer l’authentification à deux facteurs, si vous souhaitez renforcer la sécurité de votre compte au maximum.

Paramétrage des messages.

J’utilise plusieurs adresses mails, mais mon mode de fonctionnement est toujours identique, sur mon smartphone et ma tablette, je consulte uniquement mes mails en IMAP (sans téléchargement des mails), puis une fois à la maison via mon logiciel de mails, je les rapatrie en local (POP3) pour les archiver.

Mais avec Mailfence, j’ai changé d’organisation, je vais utiliser les dossiers pour classer mes mails. Avec un espace de 20 Go de mails je peux voir venir. Lorsque la BAL sera pleine, je peux exporter mes anciens messages pour les archiver sur mon MAC. Cela me demandera un peu plus de travail pour l’archivage, mais j’aurai à disposition tout le temps mes mails importants.

Le but faire de Mailfence ma source unique de gestion de mes mails.

Astuce !!! Nous avons aussi la possibilité de rapatrier les mails d’autres comptes. Je trouve cette option intéressante et je la détaillerai dans un autre tutoriel.

Dans Message -> Général.

options des messages de Mailfence

  • 1 : Sélectionner l’adresse mail par défaut pour envoyer les réponses, elle peut être différente de celle que vous avez créé, mais je ne vous le conseille pas.
  • 2 : J’ai décidé d’afficher les images distantes dans les mails, vu le niveau de sécurité de l’infrastructure de Mailfence, je me le suis permis.
  • 3 : J’ai choisi le mode compact, pour gagner en lisibilité pour l’affichage des mails (avec l’affichage compact vous avez uniquement le titre et la date du mail), cela me suffit amplement. J’utilise l’option Fil de discussion qui regroupe tous les mails d’une même discussion en un seul. Pratique pour ne pas se perdre dans des échanges, vous avez tous les mails dans un seul.

option mode compact de Mailfence

  • 4 : J’ai choisi l’affichage des mails par date, pour toujours avoir les plus récents en haut.
  • 5 : J’ai choisi de modifier la mise en forme du contenu des mails en choisissant le format texte enrichi et la police Verdana, pour plus de visibilité.
  • 6 : Si vous souhaitez avoir une notification sur l’arrivée d’un nouveau mail, sur une autre BAL, c’est possible…

exemple de signature dans Mailfence

Dans Message -> Signatures.

Tout comme un document, il est important de signer ces mails. Vous mettrez différentes informations comme votre adresse, numéro de téléphone, photo, adresses de votre blog, compte Twitter, Facebook ou tout autres informations que vous jugerez utile.

Vous disposez d’un éditeur classique pour faire votre signature. Vous pourrez aussi opter pour un générateur de signature online et par un simple copier-coller, vous aurez votre signature.

liste blanche d'adresse mail dans Mailfence

Nouvelles fonctionnalités 2018 : La liste blanche des adresses d’expéditeur ou de domaines est désormais disponible pour les comptes payants. Remarque : les courriels contenant un virus sont rejetés de toute façon.

Il existe beaucoup d’autres options mais qui méritent un tutoriel à part entière notamment le chiffrement des emails, le stockage des documents sur disque virtuel ou bien encore le rapatriement d’adresses externes.

Comme vous pouvez le constater Mailfence est un logiciel de mails assez complet mais pas que.

Gestion des contacts.

Enfin, pour être précis, la gestion de ses mails, passent aussi par la gestion de ses contacts. Mailfence Contacts est un gestionnaire de contacts privé et sécurisé qui vous permet de sauvegarder, stocker et partager vos contacts.

gestion des contacts avec Mailfence Contacts

Les principales fonctionnalités sont les suivantes :

  • Créer un nouveau contact
  • Ajouter un commentaire sur un contact (champs libre)
  • Marquer (« taguer ») un contact afin de le retrouver plus vite
  • Joindre un document à un contact
  • Vérifier les données du contact en envoyant un e-mail de validation au contact
  • Envoyer un mail, un sms ou un fax en cliquant sur le numéro de téléphone ou l’adresse email correspondant
  • Possibilité d’importer des contacts à partir des formats suivants : MS Outlook, CSV (valeurs séparées par des virgules), vCard, LDIF, Google Contacts
  • Possibilité d’exporter les contacts aux formats suivants : vCard (2.1), vCard (3.0), vCard (MS Outlook), CSV (valeurs séparées par des virgules), PDF
  • Faire une liste de contacts pour envoyer des messages

Dans le tutoriel suivant nous verrons comment mettre en place une architecture centralisée pour tous vos contacts.

Source : https://blog.mailfence.com/fr/

That’s All.

  

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